장기동사무소가 전세권 확보에 필요한 수기로 작성된 확정일자를 전자북(e-book)으로 만들어 업무개선 효과와 함께 신속하게 민원 서비스를 제공하게 돼 큰 호응을 얻고 있다.

장기동 사무소는 2001년부터 2010년까지 수기로 작성돼 종이문서로 보관 중인 확정일자를 지난 4월 전자북으로 만들어 담당 직원이 민원이 있을 때마다 서고에 들어가 일일이 문서를 찾아야 하는 불편함을 없앴다.

한강신도시 입주에 따라 2012년 9월 김포2동에서 분동된 장기동사무소가 확정일자 전자북을 생각하게 된 것은 분동 후 전세권 문제로 확정일자 확인 민원이 늘어난 데서 시작됐다.

민원이 있을 때마다 직원들이 김포2동사무소로 출장을 가 서고에 보관 중인 과거기록을 찾는 번거로움에다 분동에 따라 장기동 편입 전세 세대의 확정일자를 따로 만들기도 쉽지 않았기 때문이다.

이렇게 만들어진 확정일자 전자북이 담고 있는 자료는 6700여명의 기록이 담긴 12권짜리 종이문서 분량으로 검색 기능까지 갖추고 있어 프로그램 상관없이 PC를 통해 이름만 기입하면 필요한 자료를 바로 확인할 수 있다.

특히. 확정일자가 주민등록번호 등 개인신상정보 기록 없이 주소만 기록 돼 있지만 동명이인도 불편 없이 검색이 가능해 일선 동사무소의 작은 고민이 또 하나의 업무혁신을 만들어 냈다.

황순미 장기동장은 "2011년부터는 전산화돼 문제가 없지만 이전 것은 전산화가 안 돼 직원은 물론 민원인들의 불편도 컸다"며 "전자북으로 그 자리에서 바로 필요한 자료 확인이 가능해 직원뿐만 아니라 민원인들로 오랜 기다림 없이 궁금한 사항을 창구에서 해결할 수 있게 됐다"고 말했다.
 

권용국 기자  mr@gimpo.com

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